Maakuntahallitus
Pöytäkirja 20.06.2022/Pykälä 125

Mhall 20.06.2022 § 125  

225/05.00.00/2022  

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) ja siihen liittyvät lait ovat tulleet voimaan 01.01.2020. Tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi on tullut laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia ja asiakirjajulkisuuskuvausta. Tiedonhallintamallin olisi tullut olla valmis 01.01.2021 mennessä ja asiakirjajulkisuuskuvauksen vuoden 2020 aikana.

Tiedonhallintamalli:

Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Se auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.

Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön. Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti käsiteltäessä tietoaineistoja. Tiedonhallintamallin ylläpitovastuu on tiedonhallintayksiköllä eli Kainuun liiton maakuntahallituksella ja siinä toimivilla viranomaisilla. Vastuuta ei voi ulkoistaa yksityisille tahoille. Tiedonhallintamalli muodostaa osan siitä informaatiopohjasta, jolla tiedonhallintayksikkö suunnittelee toimintaansa kohdistuvia muutoksia.

Asiakirjajulkisuuskuvaus:

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Lisätietoja hallintojohtaja Paula Haloselta, puh. 044 410 0728 tai sähköpostitse osoitteella etunimi.sukunimi@kainuunliitto.fi.

Maakuntajohtajan ehdotus 

Maakuntahallitus hyväksyy Kainuun liiton tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen erillisliitteiden mukaisesti.

Maakuntahallitus antaa viraston viranhaltijoille oikeuden työstää tiedonhallintamallia tarvittavilta osin ja tehdä siihen stilistisiä korjauksia.

Lisäksi merkitään tiedoksi, että tiedonhallintamallia ja asiakirjajulkisuuskuvausta on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia ja vaikuttavat sen sisältöön. Päivitysten jälkeen tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuuskuvaus tuodaan maakuntahallituksen käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi.

Maakuntahallituksen päätös 

 Hallintojohtaja Paula Halonen esitteli asiaa.

Käydyn keskustelun jälkeen maakuntahallitus hyväksyi maakuntajohtajan ehdotuksen.
________