Maakuntahallitus
Pöytäkirja 18.09.2023/Pykälä 147

Mhall 18.09.2023 § 147  

321/02.06/2022  

Kainuun liitossa on käytössä Innofactor Oyj:n Dynasty 10 asianhallintajärjestelmä (asian- ja kokoushallinta). Kainuun liitossa on tavoitteena ottaa mahdollisimman pian käyttöön sähköinen kokouspalvelu kaiken kaikkiaan viiden toimielimen kokouksia varten. Käyttöönoton aikataulutuksesta sovitaan tarkemmin Innofactorin kanssa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Sähköinen kokouspalvelu on luontevaa ottaa osaksi jo Kainuun liiton käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää. Myös nykyinen käytössä oleva Dynasty 10.1 versio tullaan päivittämään uudempaan Dynasty 10.3 asianhallintajärjestelmän versioon (tästä on tehty erillinen hankintapäätös).

Kainuun liitto on pyytänyt ja saanut tarjouksen Innofactorilta CloudMeeting 3.0 -sähköisestä kokouspalvelusta. Viimeisin päivitetty tarjous on voimassa 29.09.2023 saakka.

Innofactor CloudMeeting sähköinen kokous on muodollisten kokousten kokousmateriaalien tuottamiseen, jakeluun ja kokoustyöskentelyyn kehitetty tuote, jolla on tällä hetkellä yli 100 käyttäjäorganisaatiota ja yli 6000 käyttäjää.

Sähköinen kokous

-         minimoi tulostettavien ja postitettavien materiaalien kustannukset korvaamalla ne sähköisillä jakelukanavilla

-         selkeyttää, nopeuttaa ja yksinkertaistaa kokousten valmistelua ja kokousmateriaalien jakelua osallistujille

-         mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman valmistautumisen ja keskustelumahdollisuudet kokouksiin

-         tarjoaa tehokkaat välineet, kuten vastaesitysten laatimisen, äänestykset ja omat muistiinpanot kokoustyöskentelyyn.

Tyypillisesti CloudMeeting sähköinen kokous -tuotetta käytetään yhdessä Dynasty-asianhallinnan kanssa, jossa valmistellaan varsinaiset kokousasiakirjat esim. esityslistat ja pöytäkirjat.

CloudMeeting -sähköinen kokous on selainkäyttöinen ohjelmisto, jonka käyttö vaatii internetyhteyden. Ohjelmistoa voi käyttää myös tablet-laitteilla kuten iPadilla.

Tarjouksen mukainen arvio kustannuksista viiden toimielimen määrälle käyttöpalvelussa:

Toimielinten määrä, 5 kpl

Käyttöoikeuslisenssi   12 000 €

Vuosittainen ylläpitomaksu      2 400 €

Käyttöönottopalvelut

Projektinhallinta ja määrittely      1 767 €

Asennus       3 195 €

Koulutus ja koulutuksen valmistelu      1 178 €

Innofactorin käyttöpalvelumaksu

Aloitusmaksu 

Käyttöpalvelun hostingmaksu/

vuosi (109 €/kk)      6 540 €

Kustannus yht. ensimmäinen vuosi   27 080 €

Kustannus yht. 1. vuosi sis. alv 24 % 33 579 €

Mahdolliset matkakulut ja päivärahat veloitetaan toteutuneen mukaisesti. Mahdolliset majoituskulut veloitetaan hotellin laskun mukaan. Innofactor Oyj varaa oikeuden käyttää resursseja kaikista toimittajan toimenpisteistä. Matka-aikaveloitus on 66 eur/h.

Käyttöönottoprojektin aikainen (30 päivää asennuksesta) projektipäällikön, kouluttajan, asentajan tai asiakastuen antama konsultoiva tukipalvelu ei kuulu järjestelmän vuosittaiseen ylläpitohintaan vaan siitä veloitetaan käytetyn ajan mukaan. Tarjouksessa arvioidun mukaan käyttöönoton aikaiseen tukeen tulee varata 1-2 htp. Tuen hinta on 145 euroa/tunti (+ alv). Veloitus tapahtuu toteutuneen ajan mukaan. Hinta on sama riippumatta siitä, tapahtuuko palvelu puhelimitse vai sähköpostilla.

Tarjouksessa on hinnoiteltu myös yhden ja kolmen toimielimen määrille hinnat, mutta Kainuun liiton tarve sähköisestä kokouspalvelusta on viidelle toimielimelle.

Optio: Viranhaltijapäätösten julkaisu

Jos organisaatio on jo aikaisemmin hankkinut viranhaltijapäätösten julkaisun, CloudMeeting version 3 hankinnalla viranhaltijapäätökset voidaan julkaista myös sähköisen kokouksen Tiedostot -osioon. Kainuun liitolla on ollut jo käytössä viranhaltijapäätösten julkaisu. Näin ollen tarjouksen mukaisesti palvelun julkaisun asennus CloudMeeting-tuotteen Tiedostot-osioon sisältyy versiopäivityksen peruskäyttöönottoon.

Kainuun liiton hankintasäännön ja talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan yli 30 000 euron arvoisista hankinnoista päättää maakuntahallitus.

Innofactor Oyj:n tarjous toimitetaan maakuntahallituksen jäsenille oheismateriaalina.

Lisätietoja hallintojohtaja Paula Haloselta, puh. 044 410 0728 tai sähköpostitse osoitteella etunimi.sukunimi@kainuunliitto.fi.

Maakuntajohtajan ehdotus 

 Maakuntahallitus päättää hankkia CloudMeeting 3.0 -sähköisen kokouspalvelun viidelle toimielimelle Innofactor Oyj:ltä tarjouksen mukaisesti yhteishintaan 27 080 euroa + alv 24 % eli yht. 33 579 euroa sisältäen alv:n.

Käyttöönottoprojektin aikainen tukipalvelu (30 päivää asennuksesta) ei sisälly edellä mainittuun hintaan. Käyttöönoton aikaiseen tukeen tulee tarjouksessa arvioidun mukaisesti varata 1-2 htp. Tuen hinta on 145 euroa/tunti (+ alv).

Tämän asian osalta pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa.

Maakuntahallituksen päätös 

 Hallintojohtaja Paula Halonen esitteli asiaa.

Käydyn keskustelun jälkeen maakuntahallitus hyväksyi maakuntajohtajan ehdotuksen.

Tämän asian osalta pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa.
_______

Ote Innofactor Oyj